一、工作秩序條理化

（1）把辦公桌上所有與正在做的工作無關(guān)的東西清理干凈。必須確保你現(xiàn)在所做的工作應(yīng)該是此刻最重要的工作。

（2）在你準(zhǔn)備好辦理其他事情之前，不要把與此無關(guān)的東西放到辦公桌上。這就意味著，所有的工作項(xiàng)目都應(yīng)該在檔案中或抽屜里占有一定的位置，并把有關(guān)的東西放到相應(yīng)的位置上。

（3）要力戒由于有吸引的干擾或因你厭煩了手頭上的工作，而放下正在做的事情去干其他呼聲較高的工作。一定要保證你在結(jié)束這項(xiàng)工作之前，為它采取了所有應(yīng)該采取的處理措施。

（4）按規(guī)則把已經(jīng)處理完畢的東西送到適應(yīng)的地方去。再核對一下剩下的重點(diǎn)工作，然后再去開始進(jìn)行第二項(xiàng)最重要二的工作。

二、工作方法多樣化

1.綜合。即在同一時(shí)間內(nèi)綜合進(jìn)行多項(xiàng)工作。

我們說，辦事要有順序，并不是同一時(shí)間內(nèi)只能辦一件事，而是運(yùn)用系統(tǒng)論、運(yùn)籌學(xué)等原理，可以同時(shí)綜合進(jìn)行幾項(xiàng)工作。在管理學(xué)中，把工作單方向一件一件依次進(jìn)行的辦法，叫做垂直型工作。就像站著一大排人，一個(gè)一個(gè)地傳遞磚頭，這樣做效率比較低。反之，如果把各項(xiàng)工作綜合起來統(tǒng)一安排，效率就會(huì)大大提高。

2.結(jié)合。即把若干步驟結(jié)合起來。例如有兩項(xiàng)或幾項(xiàng)工作，它們既互不相同，又有類似之處，互有聯(lián)系，實(shí)質(zhì)上又是服務(wù)于同一目的的，因而可以把這兩項(xiàng)或幾項(xiàng)工作結(jié)合為一，利用其相同或相關(guān)的特點(diǎn)，一起研究解決。這樣自然就能夠省去重復(fù)勞動(dòng)的時(shí)間。

3.重新排列。即改變步驟的順序，也就是要考慮做工作時(shí)采取什么樣的順序最合理，要善于打破自然的時(shí)間順序，采取電影導(dǎo)演的“分切”、“組合”式手法，重新進(jìn)行排列。

例如，一天工作下來很疲乏，晚上又要上夜校，那么就應(yīng)該把休息時(shí)間提前，從床上移到其它地方，如在公共汽車上趁機(jī)閉目養(yǎng)神，可保證晚上精力充沛。

4.變更。即改變工作方法。

改變工作的手法大體有兩種，一種是“分析改善方式”，即對現(xiàn)行的手段方法認(rèn)真、仔細(xì)地加以分析，從中找出存在的問題，即找出那些不合理和無效的部分，加以改進(jìn)，使之與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)要求相適應(yīng)。

一種是“獨(dú)創(chuàng)改善方式”。即不受現(xiàn)行的手段、方法的局限，在明確的目的基礎(chǔ)上，提出實(shí)現(xiàn)目的的各種設(shè)想，從中選擇最佳的手段和方法。

5.穿插。盡可能把不同性質(zhì)的工作內(nèi)容互相穿插，避免打疲勞戰(zhàn)，如寫報(bào)告需要幾個(gè)小時(shí)，中間可以找人談?wù)剟e的事情，讓大腦休息一下；又如上午在辦公室開會(huì)，下午到群眾中去搞調(diào)查研究。

6.代替。即把某種要素?fù)Q成其他要素。如能打電話的就不寫信，需要寫信的改為寫便條，需要每周出訪的改為隔周一次，在不出訪的那一周里，可用電話來代替出訪。

7.標(biāo)準(zhǔn)化。即用相同的方法來安排那些必須時(shí)常進(jìn)行的工作。比如，記錄時(shí)使用通用的記號(hào)，這樣一來就簡單了。對于經(jīng)常性的詢問，事先可準(zhǔn)備好標(biāo)準(zhǔn)答復(fù)。

三、工作內(nèi)容簡明化

最容易不過的是忙碌，最難不過的是有成效地工作。而化繁為簡，善于把復(fù)雜的事物簡明化，是防止忙亂、獲得事半功倍之效的法寶。

美中貿(mào)易全國委員會(huì)主席唐納德.C.伯納德在《提高生產(chǎn)率》一書中講到提高效率的“三原則”，即為了提高效率，每做一件事情時(shí)，應(yīng)該先問三個(gè)“能不能”：即能不能取消它？能不能把它與別的事情合并起來做？能不能用更簡便的方法來取代它？根據(jù)這個(gè)啟示，我們在檢查分析每項(xiàng)工作時(shí)，首先問一問以下六個(gè)問題：

（1）為什么這個(gè)工作是需要的？是根據(jù)習(xí)慣而做的嗎？可不可以把這項(xiàng)工作全部省去或者省去一部分呢？

（2）這件工作的關(guān)鍵是什么？做了這件工作之后會(huì)出現(xiàn)什么過去沒有的新效果？

（3）如果必須干這件工作，那么亦以御冬哪里干？既然可以邊聽音樂邊輕松地完成，還用得著呆在辦公桌旁冥思苦想嗎？

（4）什么時(shí)候干這件工作好呢？是否要在效率高的寶貴時(shí)間里干最重要的工作？是否為了能“著手進(jìn)行”重要工作，用了整天的時(shí)間去使工作“條理化”，結(jié)果把時(shí)間用完了，而所料理的只不過是些支離破碎的事情？

（5）誰干這件工作好呢？是自己干還是安排別人去干？

（6）這件工作的最好做法是什么？是抓住主要矛盾而迎刃而解，收到事半功倍的效果？還是應(yīng)采取最佳方法而提高效率？

然后在對每一項(xiàng)工作分析檢查之后，再采取如下步驟：

（1）省去不必要的工作。

（2）使工作順序合理，干起來得心應(yīng)手。

（3）兩件或兩件以上的工作能夠合并起來做的就聯(lián)系起來做。

（4）盡可能使雜七雜八的事務(wù)性工作簡單化。

（5）預(yù)先訂好一項(xiàng)工作的程序。增強(qiáng)工作預(yù)見性，走一走，看兩步，想三步，提高決策的效率和準(zhǔn)備性，減少?zèng)Q策過程的時(shí)間并使決策無誤。